Workflow-Bibliothek

Workflows, die in realen Betriebsalltagen tragen.

Jeder Workflow unten löst ein konkretes Problem in Handwerk oder Hausverwaltung. Keine abstrakten KI-Anwendungen, sondern Abläufe, die im Tagesgeschäft Arbeit abnehmen.

Handwerk

Workflows für Betriebe mit operativem Druck

Für SHK-, Elektro-, Dach- und Servicebetriebe mit 3–30 Mitarbeitern.

Handwerk HW

Anfrageannahme & Vorqualifikation

Neue Anfragen kommen strukturierter rein und sind schneller bearbeitbar.

Anfragen kommen per Telefon, Mail und Messenger unvollständig und unsortiert an.

  • Weniger verlorene Anfragen
  • Vollständigere Infos vor dem Rückruf
  • Schnelleres Routing ins Team

Typischer Effekt: schnellere Erstreaktion und weniger Rückfragen im Büro.

Eingänge werden automatisch kategorisiert, qualifiziert und als klarer Vorgang vorbereitet.

Geeignet für SHK, Elektro, Dach/Fenster, Sanierung und Servicebetriebe.

Anfragen

Angebots-Follow-up & Conversion

HW

Angebote werden sauber nachverfolgt statt nach Tagen oder Wochen zu versanden.

Angebote bleiben offen, weil strukturiertes Nachfassen im Tagesgeschäft untergeht.

  • Mehr Rücklauf auf Angebote
  • Klare Wiedervorlagen statt Excel-Chaos
  • Weniger manueller Kommunikationsaufwand

Typischer Effekt: mehr Abschlüsse ohne zusätzliche Vertriebskapazität.

Für Betriebe mit regelmäßigem Angebotsaufkommen.

Anfragen

Wartungs- & Service-Recall

HW

Wartungstermine werden proaktiv erinnert und wiederkehrende Umsätze stabilisiert.

Wartungen werden nicht konsequent reaktiviert und Potenzial bleibt liegen.

  • Mehr planbare Serviceauslastung
  • Weniger manuelles Nachfassen
  • Sauberere Terminvorbereitung

Typischer Effekt: bessere Auslastung und weniger Leerlauf im Kalender.

Für Wartungs- und Servicebetriebe mit Bestandskundengeschäft.

Anfragen

Rechnungs- / Zahlungs- / Mahn-Kommunikation

HW

Offene Posten werden konsistent und professionell nachverfolgt.

Zahlungserinnerungen passieren unregelmäßig und binden unnötig Bürozeit.

  • Weniger manuelle Mahnläufe
  • Mehr Verbindlichkeit in der Kommunikation
  • Transparenterer Forderungsstand

Typischer Effekt: geringerer Aufwand pro offenem Vorgang und bessere Übersicht.

Für Betriebe mit vielen Einzelrechnungen und offenen Forderungen.

Anfragen

Dispo- & Termin-Kommunikation

HW

Büro und Außendienst arbeiten mit klaren Status statt mit Rückrufschleifen.

Terminabstimmungen erzeugen viele Rückfragen zwischen Büro, Team und Kunden.

  • Weniger Abstimmungschaos
  • Klarere Tagesplanung
  • Mehr Transparenz für Kunden und Team

Typischer Effekt: weniger Unterbrechungen und stabilere Tagesabläufe.

Für Betriebe mit hoher Terminfrequenz und wechselnden Einsatzorten.

Anfragen
Immobilienverwaltung

Workflows für Hausverwaltungen mit hohem Vorgangsaufkommen

Für Haus-, WEG- und Immobilienverwaltungen mit hohem Vorgangsaufkommen.

Immobilienverwaltung IM

Schadenmeldung & Vorqualifikation

Schadenmeldungen kommen vollständiger rein und können schneller bearbeitet werden.

Meldungen sind unvollständig und erzeugen lange Rückfrageketten.

  • Vollständigere Schadenmeldungen
  • Weniger Rückfragen an Mieter/Eigentümer
  • Schnellerer Start der Bearbeitung

Typischer Effekt: kürzere Durchlaufzeiten vom Eingang bis zur Beauftragung.

Eingänge werden automatisch auf Vollständigkeit geprüft und sauber als Vorgang angelegt.

Geeignet für Haus- und WEG-Verwaltungen mit vielen Schadenvorgängen.

Anfragen

Eigentümer- / Mieter-Inbox-Triage

IM

E-Mails werden automatisch priorisiert, zugeordnet und vorbereitet.

Zu viele Nachrichten landen ungefiltert im Postfach und verdrängen Wichtiges.

  • Weniger Kommunikationschaos
  • Klarere Zuständigkeiten pro Vorgang
  • Schnellere Reaktionszeiten

Typischer Effekt: entlastete Sachbearbeitung und weniger Liegenbleiber.

Für Teams mit hohem E-Mail- und Ticketaufkommen.

Anfragen

Handwerkerkoordination & Status-Updates

IM

Externe Dienstleister und interne Bearbeiter bleiben im gleichen Informationsstand.

Statusupdates laufen über viele Kanäle und sind schwer nachvollziehbar.

  • Weniger Nachtelefonieren
  • Bessere Nachvollziehbarkeit je Vorgang
  • Höhere Transparenz für Beteiligte

Typischer Effekt: weniger Koordinationsaufwand pro Schadensfall.

Für Verwaltungen mit mehreren Dienstleistern und parallelen Fällen.

Anfragen

Serienkommunikation & Dokumentenanforderung

IM

Wiederkehrende Anschreiben und Nachforderungen laufen verlässlich und dokumentiert.

Dokumente fehlen häufig, Nachforderungen kosten Zeit und verlaufen unstrukturiert.

  • Weniger manuelle Serienmails
  • Höhere Rücklaufquote auf Anforderungen
  • Klarere Dokumentationsstände

Typischer Effekt: weniger administrative Schleifen in Standardprozessen.

Für Verwaltungen mit regelmäßigen Eigentümer- oder Mieteranfragen.

Anfragen

Mahn- und Rückstands-Kommunikation

IM

Rückstände werden strukturiert nachverfolgt, ohne den Ton zu verlieren.

Rückstände werden uneinheitlich verfolgt und verursachen unnötige Abstimmung.

  • Weniger manueller Mahnaufwand
  • Konsistente Kommunikation
  • Transparente Priorisierung offener Fälle

Typischer Effekt: stabilere Abläufe und entlastete Teams im Tagesgeschäft.

Für kleine bis mittlere Verwaltungen mit laufenden Forderungsprozessen.

Anfragen
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